職場學 溝通軟實力

後疫情時代:簡報用來成功提案,同時把寫作練好才能贏得關注,展現專業!

曾經透過簡報提案,不在預期之內的獲得總經理額外提撥經費,讓從零打造全新學習平台『微職人』;同時隨著後疫情時代,遠距工作的開啟,我突然發現即使擁有良好的提案簡報能力,似乎也無法支持需要大量文字溝通的工作場景,尤其是處在信任感尚未建立起來的新環境之中,更是需要透過大量且高效的文字溝通,來展現個人的專業素養;於是,我開始進行寫作練習,並且發現寫作可以幫助我們學會掌握文字進行高效溝通,也是我意識到在後疫情時代,必須開始留心訓練的職場軟實力。

當時利用簡報完成競品分析與產品提案,半年後第一代「微職人」線上學習平台上線,旨在聚集各領域專業職人線上直播教學

盤點寫作會遇到的 3 個瓶頸

在意識到寫作變得重要後,我開始嘗試架設網站並撰寫文章,原來以為的理想狀態是能輕鬆將過去專業知識與血淚經歷,有條理的紓寫出來,隨便產出的文章水平,應該都能像知名媒體專欄裡各個專家一樣,文章結構既清晰又有架構,實際操作後,發現其實產出一篇好的寫作,並沒有想像中的那樣輕鬆簡單。

一、寫作,其實也要學會抓亮點

剛開始寫作時,我發現自己會遇到一個問題,就是跑題;原本的撰寫習慣是依序展開紓寫,寫完大標題,寫開場前言,再下次標題,然後補充次標題的內文,如此依序紓寫的順序,看似順暢合理,但是大概在遇到幾個下標寫後,我開始會陷入偏題的情況,因為有些次標題內容寫一寫,不免讓我聯想到其他經驗,然後容易寫到太嗨,又想一起分享其他重點,於是就會有偏離文章主軸的跡象。

這時候再回頭看自己寫好的文章,文章就會有種過於腫脹的感覺。

二、寫作,很重視持續性

為什麼說很重視持續性,而不是發文數量或是發文節奏,原因是如果一開始你就對自己的要求太高,譬如,要求自己一個月要發文十篇,或每週發兩到三篇文章,這時只要有一週沒有達成,就很容易產生挫敗感,我曾經在三年前開立 Medium,查當時只寫了五篇,後續就沒再更新了。

但是,心裡一直渴望建立一個能夠紓發個人所見所聞,用血淚換來的經驗知識網站,而當時,在開啟 Medium 帳號的初期,我也是滿腔熱血,看別人部落格動不動就幾百篇文章,還分享說他們在認真發文的半年後,網站瀏覽數開始大幅增長,始見成效,那時我也覺得要效仿成功者,規定自己每週需要產出幾篇文章,實際的情況卻是,上班忙碌,下班腦力不支,身心極需紓壓,默默放過自己,也吃掉每個晚上與週末的時光,如此一兩週下來,原本設定的發文目標一下子就失敗了,乾脆也就什麼都不幹了。

三、寫作,還很吃靈感

自從要求持續,而不是高壓的發文頻率後,有時心血來潮想要發篇文章,但一時之間,卻不知道要寫什麼,又或是內容不夠完整,不足於構成篇幅;便開始想建立靈感庫。

寫作練習生的我,如何克服寫作瓶頸

還在寫作練習生階段的我,經過幾個月的摸索,總結以下三種心法,開始幫助我突破寫作瓶頸。

一、先打草稿:把洞察列出來,並有結構的下標

現在寫文章時,會先把 H1-H3 的標題列出來,把心中想闡述的框架,大致先勾勒好,再依序去填補次要標題裡的內容,以便呼應標題想講的重點。

二、先求有再求好:善用草稿區,抓住動力瞬間

原本要求自己開立一篇草稿,就一定要寫完發佈,再接著寫另一篇文章,後來,發現會有文章產能卡住的情形,為了能幫助自己「持續保持寫作的習慣」並持續有產出,我開始學習不過份要求自己一定要達到完美,才能發下一篇文章的自我設限,允許同時開幾條文章產線,文章類別也沒有什麼限制,讓自己隨時放鬆去填寫有靈感的內容。

有時發現,當靈感或寫作動力來的那半小時到一小時之間,撰寫的效率也能提高好幾倍。

三、自由書寫:設定倒數鬧鐘,不能停止的盡情紓寫

關於靈感不足的問題,我後來學會一個技巧,叫作自由書寫,就是可以為自己設定十、十五或二十五分鐘 ,在有限的時間內,寫下你一直想要解惑的問題,然後,把當下想到的話,直接打下來,即便腦袋裡已經沒有完整的描述句可寫了,這時,打字的雙手還是不能停,即便只是把一些無意義的文字寫下來也好,等倒數鬧鐘一響,就可以停筆回顧,或者關閉你的電腦 ,去做別的事情。

前陣子透過 Notions 建立的靈感資料庫,開始玩限時十五分鐘的自由書寫,每寫完一則,竟意外地感到紓壓
前陣子透過 Notions 建立的靈感資料庫,開始玩限時十五分鐘的自由書寫,每寫完一則,竟意外地感到紓壓

幾次的嘗試後,你會發現,此時的靈感資料庫裡,已經有了許多關於你自己的工作或生活洞察,有時甚至會幫助你,將原本一直卡住的問題梳理清楚,對於解法自然是清晰可見;有時,我也會在心裡感到悶悶時,透過自由書寫,來幫助自己釐清鬱悶的原因。

結論:寫作,帶給我高效的文字組織能力

在練習寫作的旅途上,屢次遇到發文的挫折,開始從寫作專家的書裡找答案,並且透過自我沈澱與歸納後,個人認為「自由書寫、持續下去與先求有再求好」,是我到現在發佈的文章數量,開始比在 Medium 時期能有更多篇的關鍵心法。

尤其是自由書寫,更是幫助我能在不到半小時內,針對工作上遇到的問題,寫出一至兩頁的問題解法或專業觀點, 至少跟半年前的我,比較起來,在文字紓寫的速度與組織都顯得更高效。

雖然,還不知道持續寫作能帶我到哪裡,但我仍保持熱情並樂觀看待,繼續培養寫作習慣,也希望透過此篇的內容,能夠鼓勵想寫作但還沒開始寫作的朋友,或者寫到一半正遇到寫作瓶頸的你,在寫作的路上,有點孤單,如果你也想要互相打氣陪伴,歡迎留言給我,或許有機會,我們也可以成立一個實踐營,一起渡過寫作的低谷期,互相分享寫作的快樂成果。

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